Steeds meer bedrijven en organisaties die zelf diensten aanbieden om effectief samen te werken op afstand hebben zelf geen kantoor meer. Ook Stichting Pleio, een aanbieder van een platform om laagdrempelig samen te werken, werkt volledig ‘remote’. Marcel Ziemerink vertelt waarom dit zo goed werkt en hoe Pleio dit aanpakt. “We hebben een platte organisatie en regelen zaken intern binnen het team. Wanneer iemand een goed idee heeft, bespreken we dit en dan voeren we dat door.”
Stichting Pleio biedt een alles-in-een oplossing voor overheid, zorg en onderwijs om laagdrempelig en veilig samen te werken: een open source platform, inclusief hosting en veiligheidsvoorzieningen. Het platform is onder andere toe te passen als intranet, samenwerkingsruimte en community en heeft meer dan 640.000 gebruikers voor 100 organisaties binnen de overheid.
“Toen het ‘nieuwe werken’ zijn intrede deed, ging iedereen het wiel opnieuw uitvinden. Wij dachten: dat kan efficiënter,” vertelt Marcel Ziemerink. Hij is accountmanager en één van de oprichters van Pleio. Ziemerink heeft 23 jaar bij de Belastingdienst gewerkt en is sinds 2023 exclusief werkzaam voor de stichting. Team Pleio bestaat uit een paar vaste medewerkers, aangevuld met freelancers. Omdat alle bestuurders ambtenaar zijn en, naast hun werkzaamheden voor Pleio, ook werkzaam zijn bij organisaties die van Pleio gebruik maken, is het feitelijk een samenwerkingsverband.
De wereld van werk is veranderd
Ziemerink vertelt dat hij voordat het coronavirus zijn intrede deed zeker 24 uur per week in de trein zat om klanten te bezoeken. Thuiswerken was bij de overheden nog geen gemeengoed. Het lagere tempo waarin overheden digitaliseerden werd versneld toen het coronavirus het nodig maakte om over te schakelen op ‘remote’ werken. “We merken wel dat alle overheden er nu ook klaar voor zijn. Er heeft een enorme verandering plaatsgevonden, ook richting de burger. Met de Belastingdienst kun je nu ook contact hebben door te videobellen en via de chat.”
Voor Pleio zelf heeft deze verschuiving de samenwerking alleen maar beter gemaakt. “We hadden vroeger een kantoor in Utrecht, de dinsdag was de vaste dag dat iedereen er was. De rest van de dagen was je heel erg versnipperd. Toen kon je elkaar niet zo makkelijk vinden.”
Team zonder kantoor
Pleio heeft deze ontwikkeling volledig omarmd en heeft geen kantoor meer. Iedereen die bij de stichting betrokken is, werkt vanuit huis of andere zelf gekozen locaties. Tijdens het werken vanuit huis gebruiken ze zelf ook Pleio en daarnaast wordt ook veel gebruik gemaakt van Slack. Op dit moment is de stichting bezig om de functionaliteiten die Slack heeft ook in Pleio in te bouwen, zodat ze niet meer afhankelijk zijn van andere applicaties.
Eén keer per maand komt iedereen fysiek bij elkaar. Hiervoor gebruiken ze een ruimte in het kantoor van een relatie waar Pleio veel mee samenwerkt. Hier komt geen huur aan te pas: de vergaderzaal mag worden gebruikt in ruil voor het verzorgen van een lunch en een borrel. “Zo werken we direct ook aan de relatie met onze partner.”
Voor deze dag wordt altijd een agenda gemaakt, waarbij de ochtend plenair is en tijdens de middag het team in groepjes uit elkaar gaat. “Punten waar je dieper op in wilt gaan worden echt voor die dag bewaard. We staan ook drie kwartier tot een uur stil bij vorige maand: hoe ging het en wat kon beter? Is iedereen nog blij met wat ‘ie doet? Houden we ons goed aan de ISO-normen?” Het opsplitsen in groepen in de middag is een bewuste keuze om efficiënt te zijn. “Bepaalde dingen die besproken worden hoeft niet iedereen bij te zijn.”
Een teamgevoel door gezamenlijke doelen
Bij Pleio is veel ruimte voor het werken aan gezamenlijke doelen én plezier. Op de maandelijkse samenwerkdag wordt er bijgepraat tijdens de lunch en de borrel. Eén keer in de drie maanden organiseert het team een teamuitje (denk aan een etentje of een rondvaart) en één keer per jaar een ‘hackaton’ van een week.
“In zo’n week werken we op een locatie in Nederland van maandag tot en met vrijdag gezamenlijk aan één of twee onderwerpen. Hoe gaan we hier in de toekomst mee om? Waar willen we met ons platform naar toe? We programmeren en maken prototypes; we krijgen echt veel voor elkaar in een week. Ook is het heel gezellig. We hebben een barbecue, af en toe komt er een klant op bezoek en de raad van toezicht en het bestuur zijn een avond aanwezig.”
De realiteit van de arbeidsmarkt
Ziemerink legt uit dat het werken met freelancers nodig is omdat het in de ICT-wereld lastig is om vaste mensen te krijgen. “Freelancers kunnen we goed krijgen, en het werkt voor ons goed. Als we een vacature openstellen, zijn 17 van de 20 reacties van bedrijven die freelancers aanbieden. Mensen die wel in dienst willen komen zijn vaak juniors.”
Pleio houdt de markt goed in de gaten en past zich er op aan. Freelancers die langere tijd samenwerken met de stichting zijn ontzettend tevreden. “We geven ze veel vrijheid en daar krijg je veel verantwoordelijkheid voor terug. Als ze om 11 uur willen beginnen en dan in het weekend inhalen, dan kan dat. Iedereen deelt wel met de rest wanneer ze aanwezig zijn, zodat je niet op elkaar hoeft te wachten. De betrokkenheid is heel groot. We gaan dit jaar in gesprek met mensen of ze bereid zijn om in dienst te komen.”
Een platte organisatie zonder vergadercultuur
Op de vraag wat Pleio dan als tip zou geven aan organisaties die werken op afstand succesvol willen maken, antwoordt Ziemerink dat echt bewust gekozen moet worden voor passende manieren van samenwerken.
“Hybride werken geloof ik niet in. Als de helft op kantoor zit en de helft thuis. Ik denk dat je dan op kantoor toch onbewust afspraken maakt of dingen doet die mensen thuis niet in beeld hebben. We zien ook bij klanten dat een vergadering met een mix van fysiek en thuis maakt dat degene thuis minder meekrijgt. Daar moet je voor waken. Maar allemaal fysiek of allemaal thuis is voor onze doeleinden goed. Daar richten we het echt op in.”
Ziemerink meent dat hybride werken vooral gebeurt omdat managers hun autoriteit laten gelden door mensen naar kantoor te laten komen. “Ik denk dat in heel veel organisaties de manager best wel overbodig werk doet. Als je vanuit huis werkt is de functie van de teamleider minder relevant.”
Pleio ervaart geen moeite om werk af te stemmen. “Ik weet wel wat de oorzaak daarvan is. We zijn een hele platte organisatie, we besturen op afstand. We regelen zaken intern, als iemand een goed idee heeft, gaan we erover praten en dan voeren we dat door.” Ziemerink gelooft daarom ook dat organisaties die overwegen om zonder kantoor te gaan werken eerst voor een plattere organisatie moeten zorgen. “Iedereen moet zijn eigen taken kennen. Je moet mensen meenemen in waar je staat en je plannen goed helder hebben. Dan zoeken mensen elkaar wel op. Wij overleggen weinig, we hebben geen vergadercultuur. We hebben drie teams, die overleggen 1 uur per week afzonderlijk en daarnaast zoeken ze elkaar op. Vaak zijn 20 of 30 minuten dan al genoeg.”
De tevredenheid van de medewerkers moet het belangrijkste zijn
Om de kosten van effectieve samenwerkingsmomenten, zoals zo’n hackaton-week, hoeft men het volgens Ziemerink niet te laten. “Ik denk dat dit goedkoper is. Een kantoor kostte ons vroeger al 2200 of 2300 euro per maand en dat was voor een klein team.”
Toch zou dit volgens Ziemerink niet de belangrijkste afweging moeten zijn. “De tevredenheid van de medewerkers moet het belangrijkste zijn. Niet iedereen is er geschikt voor. We hadden eens iemand die stopte omdat hij zijn collega’s miste bij het koffieapparaat.” Voor mensen die behoefte hebben aan flexibiliteit is dit een uitkomst. “We hebben ook iemand die zijn eigen huis bouwt. Daar is hij op het moment overdag mee bezig en hij werkt op andere momenten. Mensen zijn veel meer geneigd om beschikbaar te zijn als het nodig is, juist wanneer ze de vrijheid krijgen om andere uren te werken dan normaal. Als we hem nodig hebben, pakt hij zijn telefoon wel op.”
