Wie denkt aan succesvol werken op afstand, denkt aan Remote. De startup biedt een platform voor bedrijven om makkelijker mensen op afstand aan te nemen – van het vinden van talent tot het uitbetalen in landen waar je als bedrijf geen vestiging hebt. Sinds kort is daar een vacaturebank voor remote banen aan toegevoegd. Oprichter Job van der Voort wordt vaak een ‘thuiswerkgoeroe’ genoemd, omdat hij zijn bedrijf met inmiddels zo’n 1.100 werknemers in 75 landen nog steeds vanuit zijn thuiskantoor aanstuurt. Ik sprak met Karen Falenius, Global Director of Regional Marketing van Remote en daarvoor Director of International Growth EMEA. “Het gaat er niet om waar je woont, maar om hoe goed je je werk doet.”
Voor veel bedrijven betekent ‘de toekomst van werk’ hybride werken. Het hebben van een kantoor wordt als een vanzelfsprekendheid gezien. Nodig voor de verbinding, voor goed overleg en het inwerken van nieuwe medewerkers bijvoorbeeld. En tóch hebben sommige zeer succesvolle bedrijven helemaal geen kantoor meer. Remote is als ‘unicorn’ (een private onderneming die meer dan 1 miljard dollar waard is) niet voor niets een voorbeeld wat tot de verbeelding spreekt.
Het gaat om de output
Falenius is zelf ook een sprekend voorbeeld van de filosofie van Remote. Het team van 6 medewerkers dat ze aanstuurt, leeft verspreid over de hele wereld. Zelf woont ze in Duitsland, maar enkele weken of soms zelfs maanden per jaar werkt ze vanuit Finland, waar haar man vandaan komt. “Bij Remote geloven we heel sterk dat het gaat om de uitkomst van het werk. We hebben geen 9 tot 5 mentaliteit en zullen mensen zeker nooit vragen hoe lang of hoe laat ze gewerkt hebben. Dat doet er niet toe.”
Hoe je er dan voor zorgt dat je weet dat het werk gedaan wordt? Deze vraag wordt vaak aan haar gesteld. “Ik zeg dan altijd dat ik mensen vertrouw vanaf dag één totdat ze het tegendeel bewijzen. Het gaat allemaal om heldere verwachtingen hebben en die goed documenteren.” Die documentatie is heilig bij Remote. Alles wordt vastgelegd en transparant gedeeld. Elk team heeft heldere KPI’s. Zolang die gehaald worden, presteren de medewerkers zoals verwacht. Hoe ze dat bereiken mogen ze zelf bepalen én er is echt ruimte voor om daarin te ontwikkelen: tools, ondersteuning, budget en vertrouwen.
Loyaliteit gaat hand in hand met vrijheid
Dat deze vrijheid door medewerkers gewaardeerd wordt, blijkt uit het gegeven dat medewerkers er langer blijven werken dan gemiddeld. Dat werkenden wereldwijd die vrijheid zoeken kwam duidelijk naar voren uit de ‘Remote Workforce Report’, een onderzoek onder circa 1.500 eindbeslissers én medewerkers. Medewerkers blijven langer werken bij organisaties waarbij ze op afstand kunnen werken. Daarnaast stijgen ook de loyaliteit en de productiviteit aanzienlijk. Werkgevers lijken nog tijd nodig te hebben om deze feiten te omarmen. “In Frankrijk bijvoorbeeld, is er uit een ander onderzoek gebleken dat meer dan 50% van de werknemers op afstand wil werken, maar dat maar 8% van de werkgevers dit toestaat”, licht Falenius toe.
Een belangrijk onderscheid wat hier gemaakt moet worden is dat werken op afstand en hybride werken niet hetzelfde is. “Job [de CEO van Remote] zegt altijd dat je met hybride werken eigenlijk het slechtste van twee werelden hebt. Aan de ene kant heb je mensen die dichtbij kantoor wonen en kunnen komen wanneer ze willen zonder belemmeringen. Aan de andere kant heb je mensen die verder weg wonen. Als het twee uur reistijd kost om te komen, wordt het ingewikkeld. Die medewerker staat er dan toch een beetje buiten. Mensen denken dan al snel dat die persoon minder bijdraagt omdat ze elkaar minder zien. Als iederéén op afstand werkt, moet je wel moeite doen om de juiste tools en communicatiemethoden in te richten.”
Falenius hoort wel vaak het bezwaar dat jonge mensen wel echt op locatie moeten ‘onboarden’ om voldoende van anderen met meer werkervaring te kunnen leren. “Ik snap dat het dan makkelijk is om naast iemand te zitten die je vragen kunt stellen. Maar ik kan je ook vertellen dat we bij Remote ook heel veel jonge mensen in dienst hebben en wij komen er ook gewoon uit. Je moet gewoon de juiste cultuur ervoor hebben.” Zo zorgt Falenius er altijd voor dat nieuwe medewerkers een ‘onboarding buddy’ hebben. Dit is juist een persoon uit een ander team dan het eigen team, zodat er geen barrière is om alles te vragen. Dat de cultuur bij Remote niet bij iedereen past, erkent ze wel.
Offline en online verbinding zoeken
‘Live’ contact vindt bij Remote namelijk weinig plaats met het eigen team. Wanneer er bijvoorbeeld wordt deelgenomen aan een beurs voor een specifieke branche, worden de mensen die daarvoor werken bij elkaar gebracht. Ook is er een ‘social budget’ wat per kwartaal kan worden besteed aan eten of drankjes tijdens contactmomenten met collega’s die in de buurt wonen. Sommigen hebben ook gedeelde hobby’s die ze samen doen. Dit is teamoverstijgend. Kenmerkend is dat het vrijblijvend is. “Niet iedereen houdt ervan en wil meer in de eigen ruimte blijven en dat respecteren we ook. Niets moet.”
De meeste teambuilding vindt online plaats. Zo organiseert Falenius voor haar team elk kwartaal iets online. Ze bestellen samen eten of spelen een spel en kletsen wat. Overleg over het werk vindt weinig plaats. “We vermijden vergaderingen zo goed als we kunnen. Als het wel nodig is, is er altijd een gedocumenteerde agenda. Verder moet alles asynchroon gebeuren. Om een ander op de hoogte houden documenteren we goed wat we doen en sturen we elkaar Loom-berichten [Loom is een aanbieder van software om online schermopnames te maken die je aan anderen kunt sturen]. Als je een gezicht wilt zien en een stem wilt horen, kan dat ook asynchroon.”
Zelfs de CEO leest mee
De toegankelijkheid van informatie en transparantie zijn de sleutel bij Remote. Alles wordt bijgehouden in Notion, veel is publiek toegankelijk en er is veel laagdrempelig contact met iedereen. “Als je alle vragen stelt die je hebt, kan dat in het begin ongemakkelijk zijn. Maar zodra je merkt hoe snel mensen antwoord geven of het zelfs al hebben opgelost terwijl jij aan het slapen was, merk je hoe fijn het is dat we zo snel en wendbaar zijn.”
Falenius is ook erg te spreken over hoe ver die toegankelijkheid strekt. “15 jaar geleden heb ik het wel meegemaakt dat een CEO gejaagd door de gang liep in de hoop dat niemand hem aan zou spreken. Ik ben zo blij dat we die cultuur niet hebben. Job is letterlijk overal bij betrokken. Hij leest al mijn berichten. Soms denk ik wel eens ‘Oh mijn god, heb je dit zelfs gelezen,’ maar hij geeft gewoon advies aan iedereen, ook inhoudelijk. Hij ziet zichzelf niet als hoger of beter dan anderen en dat is heel veel waard.”
Zorgen voor elkaar
Deze aandacht is wat Falenius het leukst vindt aan werken bij Remote. “Het is een combinatie van hoe talentvol iedereen is en hoe goed we voor elkaar zorgen. ‘Care’ is één van onze kernwaarden. Dit zegt iets over hoe we communiceren maar ook over dat we veel communiceren. Overcommuniceren helpt om te zorgen dat de ander het begrijpt en zorgt voor een cultuur waarin je elkaar echt steunt.”
Dat Remote als werkgever gewaardeerd wordt is inmiddels een reputatie die ver reikt: elke maand stromen er duizenden sollicitaties binnen. “Er was zelfs een maand waarin we er 11.000 kregen. Iedereen wil met ons werken. We hebben de luxe om de allerbeste mensen uit de hele wereld uit te kiezen.”
De stap maken richting ‘remote’ werken
Op de vraag of dit is hoe de toekomst eruit ziet, houdt Falenius perspectief. “Niet elk bedrijf kan dit doen. Bijvoorbeeld als je iets produceert in een fabriek, maar ook dan kun je profiteren van een instelling waarbij je mensen niet beoordeelt op de manier waarop ze graag willen werken. Dat je liever niet in een stad wilt wonen of van drukte houdt, betekent niet dat je niet goed bent in je werk.”
Voor bedrijven waar kenniswerk plaatsvindt en die werken op afstand mogelijk willen maken, raadt Falenius aan om in de kennisbank van Remote te kijken. “De beste bron is ons eigen handboek, dat staat ook gewoon online. Het allerbelangrijkst is om te werken aan een cultuur waarin asynchroon werken de standaard is en goed gedocumenteerd wordt. En: jezelf eraan herinneren dat talentvolle mensen overal te vinden zijn. De kans dat de beste persoon voor een functie of rol in jouw stad woont is heel klein. Je doet jezelf tekort als je je beperkt tot je eigen regio. En het is misschien nog duurder ook.”
Talent zoeken over de grens
Dit raakt de kern van het bestaan van Remote. Toen de CEO nog werkte bij GitLab wilde hij de beste mensen inhuren, niet alleen maar degenen die in de buurt waren. Toen merkte hij hoe lastig het kon zijn, qua wetgeving of openen van andere vestigingen. “Het is kostbaar en ingewikkeld. Daarom is hij Remote gestart, om dat probleem op te lossen en te zorgen dat je echt profijt kunt hebben van de allerbeste mensen van over de hele wereld.”
“Het is alleen maar slim om mensen uit andere landen te overwegen als ze de exacte vaardigheden hebben die je zoekt. En om dan niet te gaan voor 50% omdat ze toevallig in jouw stad wonen. Zodra je die manier van denken hebt en een partner die je uit handen neemt wat er allemaal geregeld moet worden, is het helemaal niet zo ingewikkeld.”
