Linda (andere naam om privacyredenen) moet te veel. Veel te veel. Ze is projectmanager en heeft zó veel te doen dat ze het gevoel heeft dat ze altijd achter alles aanloopt. Of rent beter gezegd. Het hoort bij haar werk om georganiseerd te zijn en dat is ze ook. Ze heeft alles netjes op orde en weet welk werk er bij haar ligt. Ze heeft er alleen weinig aan, omdat het gewoon te veel is.
Hoe georganiseerd ze ook is, het werk blijft binnenstromen en wat ze ook kiest: er is altijd wel iets over wat óók had gemoeten. Ze is nooit ‘bij’. Haar collega’s hebben er ook last van. Sommigen worden er onverschillig van: “het lukt toch niet, dus laat ook maar”. Anderen hebben last van stress. Ze voelen zich rusteloos en zijn ontevreden over zichzelf. Eén van haar collega’s heeft zich ziekgemeld. Linda praat hierover met haar collega’s tijdens de pauze. Ze hoort de irritatie: hoe zou het zijn om het allemaal los te laten en gewoon niet meer naar werk te gaan, je ziek te melden als het teveel is. Maar ja, dan is er nóg meer werk voor degenen die achterblijven. Lekker is dat.
Diep van binnen weet Linda dat ze er zelf niet ver van weg is. Als ze wakker wordt zit er een knoop in haar maag. Ze krijgt geen ontbijt meer weg en haar hartslag loopt op wanneer ze bijna bij kantoor is. Soms wordt ze ‘s nachts wakker en dan schiet er direct in haar hoofd wat er morgen echt moet gebeuren. Ze heeft haar aandacht niet bij haar gezin, heeft een kort lontje en is over alles gefrustreerd.
Geen werkplezier meer
Situaties zoals die van Linda komen helaas vaker voor. Wanneer meerdere werknemers ervaren dat er zó veel te doen is dat ze eigenlijk niet kunnen doen wat ze moeten doen, kunnen er meerdere dingen gebeuren. Medewerkers kunnen uitvallen, omdat de constante stress zorgt voor lichamelijke klachten. Anderen kunnen niet meer overzien hoeveel ballen er hoog te houden zijn en gaan mentaal op slot: ze worden onverschillig, negatief op de werkvloer of krijgen niets meer uit hun handen.
Altijd overvraagd worden
Wanneer één of meerdere leden van een team of bedrijf het gevoel hebben dat ze alleen maar de keuze hebben om brandjes te blussen, wordt ‘ad hoc werken’ de norm. Door de werkdag als race tegen de klok te ervaren kunnen niet alleen de medewerkers hun werkplezier verliezen en zelfs uitvallen, de resultaten van het team leiden er ook onder.
Effectief werken is een cultuur
In alle branches kom je dit tegen: er wordt op alles ‘ja’ gezegd door zowel het management als het personeel. Non-profit organisaties willen van betekenis zijn, medewerkers willen zich dienstbaar opstellen en voelen zich verantwoordelijk, starters willen ambitieus beginnen en dienstverleners willen groeien. Allemaal redenen om veel te willen, waar in eerste instantie niets mis mee is.
Wat alleen cruciaal is om succes te behalen, is kiezen voor de juiste dingen. Ik weet niet meer waar ik het gehoord heb, maar de uitspraak “Je ‘ja’ is niets waard als je nooit ‘nee’ zegt” is hierbij heel treffend. Als je alles wilt doen, ga je al die dingen wat minder goed doen. Of misschien moet je keuzes maken en blijkt later dat je voor de verkeerde dingen bent gegaan. Of erger nog, dat je je beloftes niet kunt waarmaken of deadlines mist.
Daarnaast is het om gezond en mét behoud van werkgeluk productief te zijn, nodig om keuzes te maken. Als er geen tijd is om van een afstandje te kijken naar het werk, te prioriteren, pauze te nemen en een strategische koers te kiezen, behaal je uiteindelijk minder betekenisvolle resultaten.
Om dit anders te gaan doen is een cultuuromslag nodig in zulke teams.
Een omslag voor elkaar krijgen kan een ingewikkeld proces zijn, maar er zijn een aantal stappen die op korte termijn kunnen (en moeten) worden genomen in dit soort situaties.
Een eerste stap is om het gevoel van medewerkers met werkstress te erkennen, door de ervaren werkdruk bespreekbaar te maken. Onderzoeken, doorvragen, brainstormen over oplossingen en afspraken maken.
Naar aanleiding van wat naar boven komt is het nodig om eerste stappen te bepalen. Als de ervaren werkdruk hoog is, is het nodig om snel te zorgen dat het personeel wat hier last van heeft verlicht wordt.
Het is best lastig om de stap te zetten om kritisch te kijken naar de productiviteit en werkwijze van een team, maar de resultaten en het werkplezier wat je er voor terugkrijgt zijn het waard. Dit traject kun je uitbesteden, maar het is ook mogelijk om met gerichte werkvormen en wat advies zelf aan de slag te gaan. Via deze link kun je een koffie-afspraak inplannen op een moment dat jou goed uitkomt. Want voor elk team is een passende manier te bedenken om het grootste deel van die brandjes te voorkomen.
