Het is maandag, het zonnetje schijnt. Vol goede moed start je je laptop op. Dit weekend heb je besloten eens lekker je inbox op te ruimen. Je hebt er zin in om weer het gevoel te hebben dat je alles onder controle hebt. Net zodra je je inbox geopend hebt, gaat de telefoon. Een collega geeft aan dat ze ergens mee worstelt, of je even kunt kijken. Je had toch tijd vrij gepland om je inbox op te ruimen, dus dat lukt eigenlijk wel. Jullie stappen even over op videobellen, zodat ze kan laten zien waar ze mee bezig is.
Om 10.45 zijn jullie klaar. Je wilt aan de slag gaan met je volle inbox, wanneer net de stukken binnenkomen voor de vergadering van vanmiddag. Je baas vindt het belangrijk dat iedereen goed voorbereid aanwezig is, dus die moet je echt eerst even lezen. Gelukkig heb je net nog tijd om even te eten voordat de vergadering begint.
Die vergadering over het jaarplan zou anderhalf uur duren, maar omdat de meeste mensen weinig tijd hadden om de stukken te lezen duurde het wat langer. Het was toch nodig om eerst even door te nemen waar het eigenlijk over ging en voor jullie het wisten was het toch alweer 15.00. Aan het eind van de vergadering vraagt je leidinggevende of je even kunt blijven hangen. Een stuk wat hij morgen moet opleveren mist nog wat informatie en jij bent er altijd zo goed in om mee te denken hoe dat kan worden aangevuld. Je vindt het leuk om hierbij te helpen en kunt hem iets na 17.00 het stuk weer terugsturen. Hoog tijd om de laptop af te sluiten, maar je werpt nog even een blik op je inbox. Intussen zijn er vandaag weer 28 mailtjes bijgekomen. Je voelt je onrustig, want je bent echt kwijt wat je nou morgen het beste kan doen en bent bang dat er dingen blijven liggen.
Anders denken over werk
Herken je dit? Hoe komt het toch dat het zo lastig is om het overzicht op je werk ‘bij te werken’? Waarom heb je het gevoel dat je altijd achter de feiten aanloopt? Als je werkdag er (ongeveer) wel eens uitziet zoals in de situatie hierboven, zou het kunnen dat het tijd wordt om anders over je werk na te gaan denken.
In de situatie die ik hierboven schets, gaan een paar dingen mis. Hier meer bewust mee omgaan, kan ontzettend helpen om écht te doen wat je van plan was.
‘Nee’ leren zeggen
Heb je de zin zien staan bovenaan? “Je had toch tijd vrij gepland om je inbox op te ruimen, dus dat lukt eigenlijk wel”. Zolang het woord ‘gepland’ hier voorkomt, heb je dus geen tijd! Je had namelijk al een ander plan. Als het nodig is om je inbox op te ruimen, zodat jij je werk daarna beter kunt doen, is dat óók werk. En dan ben je dus bezig. Ik beveel zelfs aan om, wanneer je met iets aan de slag gaat wat je al lang uitstelt, de telefoon helemaal niet op te nemen. Je kunt ook terugbellen als je klaar bent en anders mailen ze wel. In plaats van direct iemand helpen omdat je ze graag helpt, kun je ook zeggen “Ik ga nu even <activiteit>, maar kun je het mailen? Dan kijk ik er later even naar. Wanneer heb je het uiterlijk nodig?”
Afspraken maken over vergaderstukken
Wanneer jij en je collega’s structureel vergaderstukken laat binnenkrijgen, is dit niet zo effectief. Je moet dan last minute iets laten vallen om het toch te lezen, óf iedereen verschijnt blanco. Dan ben je dus tijd kwijt om te vertellen aan elkaar wat erin stond, of het agendapunt wordt opgeschoven naar een volgende keer. Het is daarom prima om met je team af te spreken dat stukken waarvan je wilt dat anderen het vooraf lezen, uiterlijk een bepaald aantal dagen van tevoren worden rondgemaild. En dat je dan van elkaar verwacht dat het gelezen is en het dus ook niet nogmaals gaat doorspreken tijdens de vergadering. Je kunt er tegenop zien om dit te vragen aan degene die de stukken stuurt, maar het kan zomaar dat je collega’s opgelucht zijn met deze oplossing! Scheelt iedereen een hoop stress en je vergadert niet meer voor niets.
Verwachtingsmanagement
Als laatste was er nog die baas met zijn last minute verzoek. Hier geldt eigenlijk hetzelfde als voor de vergaderstukken: het is voor iedereen prettig om verwachtingen helder te hebben! Wanneer je leidinggevende komt met een verzoek voor de korte termijn, is het natuurlijk fijn en goed om hem te helpen. Maar laten we eerlijk zijn: als iets belangrijks last minute moet worden gedaan, is er op een eerder moment iets misgegaan. Zoals op social media wel eens gekscherend wordt voorgesteld als antwoord in dit soort situaties: ‘Your lack of planning is not my emergency’. Het is te prijzen dat je gewoon doet wat er gedaan moet worden, maar breng achteraf wel ter sprake wat er de volgende keer allicht anders kan om dit te voorkomen.
Als het bord vol is, is het vol
Als je worstelt met taken die steeds worden opgeschoven terwijl je dit eigenlijk niet wilt, kan het al heel erg helpen om zoals hierboven beschreven meer bewust om te gaan met verwachtingen en toezeggingen over en weer. Ik zeg niet dat ik vind dat je collega’s niet moet helpen. Maar onthoud dat als er aan de ene kant van het bord iets op wordt geschoven er aan de andere kant wat afvalt! Wat er dan op dat bord moet liggen, kun je prima bespreken met elkaar. Het is immers voor iedereen prettig als duidelijk is wat er dan aan de andere kant van af valt. ‘Ja’ zeggen, terwijl later blijkt dat het niet lukt, heeft niemand immers wat aan. Dan is ‘Nee’ zeggen een stuk professioneler.
