Bij de meeste mensen die ik spreek over hun grootste uitdaging bij het organiseren van werk binnen hun bedrijf komt het aan bod: uitstelgedrag. En dan bedoel ik niet het uitstellen van een taak waar je bijvoorbeeld geen zin in hebt. Dat kan natuurlijk ook aan de orde zijn, maar ik vind het uitstellen van het verbeteren van je werkprocessen nog veel interessanter.
Wat bedoel ik daar dan mee? Ik heb het over de neerwaartse spiraal van ‘druk zijn’ of het kip-of-ei-verhaal wat ik vaak herken in de verhalen van ondernemers of managers. “Ik merk elke keer dat er helemaal niets terecht komt van mijn planning, omdat er wéér van alles tussendoor komt. Ik weet dat ik hier echt iets aan moet doen, maar ik heb er gewoon geen tijd voor!”
Wanneer bepaalde zaken al heel lang blijven liggen, weet je vaak heus wel dat het een goed idee is om eens te kijken waar het door komt. Heb je te weinig mensen in dienst? Zijn het gewoon beslissingen die je als eigenaar moet nemen? Maar die steeds onderaan de lijst komen te staan omdat er altijd iets urgenters is? Vervolgens ploeter je toch maar door, want ‘orde op zaken stellen’ kost teveel tijd. Tijd die je niet hebt. Dus schuif je het voor je uit. En dan nog een keer.
Time management voor de lange termijn
Waarom doen we dit dan toch steeds? Greg McKeown legt in zijn boek ‘Effortless‘ uit dat we dan vooral niet denken aan de “long tail of time management”. Wat hij hiermee bedoelt, is dat het investeren van onze tijd in acties die een lange staart (langdurig effect) hebben, veel meer profijt oplevert dan ermee wachten.
Zolang we dit niet inzien, is ploeteren de logische keuze, omdat het de weg van de minste weerstand is. Omgaan met een probleem wat op ons afkomt is namelijk makkelijker dan uitzoeken hoe we kunnen voorkomen dat dit nog een keer gebeurt. Het vervelende is alleen dat dit heel veel extra tijd kost en natuurlijk vooral frustratie. Elke keer 5 minuten een handeling uitvoeren die je ontzettend tegenstaat is een kleine drempel. Maar 30 minuten investeren in het automatiseren van die handeling een grote drempel. Wanneer je de handeling vaak doet is het echter op de lange termijn natuurlijk wel de beste keuze.
Bepalen hoeveel het je bedrijf kost
Om stappen te zetten om slimmer te werken is het vaststellen van die ‘long tail’ dus de sleutel. McKeown vat dit prachtig samen (p. 197) in drie vragen die je jezelf kunt stellen om het andersom bekijken te oefenen de volgende keer dat iets je op die manier irriteert:
Welk aspect van dit probleem irriteert me elke keer?
Wat kost het mij als ik dit jarenlang onveranderd laat?
Welke stap kan ik nu zetten, in een paar minuten, om richting een oplossing te gaan?
De volgende keer dat iets zich voordoet binnen het bedrijf waardoor een gedachte opkomt die begint met “Ik zou eigenlijk…,” plan dan gewoon een half uurtje in. Als het gaat om een proces waar anderen bij betrokken zijn, nodig ze uit. Beantwoord samen bovenstaande vragen. Als de eerste stap gezet is, is er iets in beweging gekomen. En misschien kun je de rest wel delegeren.
